Assemblée générale reportée : les points de vigilance (3/3) - PV de carence et nouvelle convocation

12/05/2020

 Assemblée générale reportée : les points de vigilance (3/3)

Cet article est à jour de l'ordonnance 2020-595 du 20 mai 2020. Il s’agit du troisième d’une série de trois articles sur les assemblées générales reportées.

Procès-verbal de carence et nouvelle convocation (date et frais)

Le troisième point de vigilance de cette série d’articles porte non sur le fond, mais sur les questions de date, de forme et de frais induites par le report d’AG. Vous êtes concerné si votre AG a été reportée en raison du confinement.


  1. Procès-verbal de carence

    Le syndic dressera un procès-verbal de carence1 relatant l’impossibilité de tenir l’AG en raison de la réglementation des réunions dans le cadre de la lutte contre la propagation du Covid-192. 

    Contrairement à un procès-verbal habituel, ce document ne pourra pas être contesté par la voie judiciaire, sa distribution n’a donc pas lieu d’être soumise à un formalisme particulier. Il sera en principe envoyé avec la nouvelle convocation, mais les pratiques des syndics peuvent varier, car le cas est inédit. En tout état de cause le procès-verbal de carence figurera aux archives et dans l’extranet de la copropriété.

  2. Délai pour la tenue de la nouvelle AG

    Elle devra se tenir avant le 31 janvier 2021. La référence à la fin de la période d’urgence sanitaire a été remplacée par cette date fixe par l'ordonnance 2020-595 du 20 mai 2020. Attention, l'AG reportée pourra se tenir de manière entièrement dématérialisée sur seule décision du syndic : voir notre article « Assemblées générales de copropriété : feu vert pour des AG complètement dématérialisées ».


  3. Faut-il une nouvelle réunion de préparation de l’AG (syndic + conseil syndical) ?

    Oui sans le moindre doute, afin de réexaminer et amender avec le syndic l’ordre du jour initialement prévu, et d’y ajouter les points qui auront pu apparaître durant le long intervalle entre la date initiale et la date reportée. Le compte à rebours impose de faire cette réunion 1,5 à 2 mois avant la nouvelle date de l’AG. Le délai peut être mis à profit utilement pour réaliser un contrôle de comptes de l’exercice à approuver3.


  4. Nouvelle convocation

    Le syndic enverra obligatoirement une nouvelle convocation4, qui devra respecter le délai et le formalisme habituel, et donc inclure les documents obligatoires, même s’ils sont identiques aux documents joints à la convocation initiale.


  5. Affranchissement


    Les frais supplémentaires d’affranchissement de la seconde convocation seront mis à la charge de la copropriété.


  6. Frais de l’AG qui ne s’est pas tenue

Le syndic aura vu son contrat renouvelé5 – et non prolongé – pour une nouvelle période allant jusqu’à 9 mois. Il a donc :



 

Il y a bien eu une seule AG pour chaque contrat, et pas d’AG supplémentaire ; il n’y a donc pas lieu, à notre avis, de facturer à la copropriété le montant prévu à l'article 7.1.3 du contrat de syndic pour :


« la préparation, convocation et tenue de assemblée (s) générale (s), autres que l'assemblée générale annuelle [...] »

 

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[1] Il s’agit d’une précaution indispensable, non d’une obligation légale ; l’UNIS en a publié sur son site un modèle : https://www.unis-immo.fr/system/files/2020-04/PV%20de%20carence%20diffuse.docx

[2] Seront cités le décret n° 2020-260 du 16 mars 2020, abrogé par le décret n° 2020-293 du 23 mars 2020, lui-même complété par le décret n° 2020-423 du 14 avril 2020

[3] www.teamcopro.fr

[4] Jurisprudence : CA Paris, 23e ch., sect. A, 19 févr. 2003, n° 2002/18937 et Cass. 3e civ., 8 octobre 2015, n° 14-20056 et n° 14-22297

[5] Ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 (article 22) modifiée par l'ordonnance 2020-460 du 22 avril 2020 (article 1 - 1°)

 






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