La recherche d’un nouveau syndic ne s’improvise pas. Cet article vise à vous guider pas à pas dans le cas où c’est le conseil syndical (CS) qui souhaite mettre en concurrence le syndic sortant, que ce dernier se représente ou non.

Le compte à rebours se base sur une élection de syndic effectuée lors de l’assemblée générale (AG) qui approuve les comptes de l’exercice échu.

Le diable se cache dans les détails : c’est pourquoi cet article est nettement plus long que les différentes recommandations que vous trouverez dans l’internet sur le sujet.

Comment faire plus simple ? En confiant la préparation à TeamCopro dans le cadre des prestations « Assistance à la pré-sélection de syndics » et « Assistance au transfert de gestion » 

https://www.teamcopro.fr/documents/TeamCopro-Assistance-pre-selection-de-syndics.pdf

https://www.teamcopro.fr/documents/TeamCopro-Assistance-transfert-gestion.pdf

Enfin, il faut penser aux conséquences, pas seulement positives, de tout changement de syndic. Il existe 33 logiciels métiers différents utilisés par les syndics[1], et ils ne communiquent pas entre eux. Autrement dit, la reprise de votre copropriété par un nouveau syndic est une opération laborieuse, qui ne se fait pas sans déperdition d’information.

Le calendrier 

• Le changement de syndic doit intervenir lors d’une AG convoquée dans les 3 mois avant la fin du contrat du syndic en place[2]. S’il a lieu plus de 3 mois avant, il s’agit d’une révocation, qui n’est pas traitée ici.
• Le CS fixe la date d’AG en accord avec le syndic. L’AG doit se tenir dans les 6 mois de la clôture des comptes[3]. Recommandé : fixer la date d’AG 5 à 6 mois à l’avance. A éviter : une assemblée générale supplémentaire (dite « AGE ») qui serait facturée en supplément.
• Pour le CS, les démarches de changement de syndic démarrent 4 à 6 mois avant l’AG 
• Le CS profite de ce temps pour télécharger et conserver tous les documents présents dans l’extranet ; en effet l’extranet mis à disposition par le syndic sortant pourra être mis hors ligne dès la fin de ses fonctions, sans que le syndic entrant ne dispose des contenus.

Les comptes

• Il est primordial que les comptes soient bien tenus et vérifiés avant le changement de syndic. Il vaut mieux différer d’un an que de transmettre au successeur des comptes mal tenus[4].
• J–90 (J = date prévue pour l’assemblée générale) contrôle des comptes par le conseil syndical, assisté ou non par un expert extérieur comme TeamCopro[5].
• J–70 : le CS vérifie si les rectifications de comptes demandées ont été effectuées (des comptes bien apurés, contrôlés est corrigés sont un préalable indispensable à une bonne reprise de comptabilité par le nouveau syndic)
• Dans le cas extrême où le CS recommanderait la non-approbation des comptes en AG, il faudrait, pour changer de syndic, attendre l’approbation des comptes en AG (soit un an plus tard, soit lors d’une AG supplémentaire).

La recherche du successeur

• La recherche de concurrents est facilitée si vous rédigez un bref cahier des charges, que vous enverrez accompagné de la fiche synthétique de copropriété à jour (présente sur votre extranet)
• Entre 4 et 6 mois avant l’AG, contacter plusieurs candidats syndics et les recevoir sur place (éliminer ceux qui ne se déplacent pas)
• Il existe aussi des courtiers en syndics (comme pour l’énergie ou l’assurance) qui se chargent de cette recherche.
• Choix effectué par le CS : pour ne pas éparpiller les voix, il est conseillé de mettre en concurrence seulement 2 syndics (dont le syndic en place s'il se représente
• Une fois le choix fait, adresser au syndic en place par LRAR à J–45 au plus tard :
  • La demande de faire figurer la résolution suivante (le candidat n° 2 peut être le syndic sortant, s’il se représente)
    Désignation du syndic (vote à l’art. 25) – Après réalisation par le conseil syndical de la mise en concurrence de plusieurs projets de contrats de syndic, conformes au contrat-type, et après avoir pris connaissance de l’avis du conseil syndical joint à la convocation, l’assemblée générale délibère sur les candidatures suivantes :
    
    Candidat 1
    la société … (dénomination sociale, forme, siège social) représentée par M. ... (prénom, nom), titulaire de la carte professionnelle "S " n° ... délivrée par la CCI de ... et garanti par ... (raison sociale et adresse). Contrat de syndic commençant le… et se terminant le …

    Candidat 2
    la société … (dénomination sociale, forme, siège social) représentée par M. ... (prénom, nom), titulaire de la carte professionnelle "S " n° ... délivrée par la CCI de ... et garanti par ... (raison sociale et adresse). Contrat de syndic commençant le… et se terminant le …

    Le cas échéant : Application de l’article 25-1 de la loi 65-557 :  Après avoir constaté que le projet de résolution est rejeté mais a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l’assemblée générale procède immédiatement à un second vote dans les conditions de majorité de l’article 24 de la loi.
    Candidat 1
    Candidat 2

    A l’issue de ce vote, l’assemblée générale désigne en qualité de syndic … selon le contrat annexé à la convocation, contrat
    • Accepté en l’état
    • Amendé comme suit (NB la durée ne peut pas être modifiée) …
  • La proposition de contrat de syndic et la fiche d’information[6] de chacun des candidats (qui seront obligatoirement joints à la convocation)
  • La demande de faire figurer dans la résolution l’avis du conseil syndical : le conseil syndical, après avoir examiné X candidatures, propose la candidature n° X comme étant la plus pertinente.

La préparation de l’AG côté conseil syndical

• Le conseil syndical prévoie et prépare la personne qui sera « président de séance » de l’assemblée générale (président ou membre du CS de préférence), envoie son nom au syndic en lui demandant de le faire figurer dans la convocation et le formulaire de VPC[7]
• Le CS encourage les copropriétaires qui ne seront pas présents à l’AG à remettre un pouvoir[8] à un membre du conseil syndical (sans indiquer de nom) plutôt que le remettre au syndic ou que voter par correspondance
• Le CS désigne en son sein les personnes qui recevront les pouvoirs lors de l’AG et les prévient de la limite de 3 pouvoirs par personne à ne pas dépasser[9] 
• Tous les membres du CS reçoivent un exemplaire papier de la liste des copropriétaires à jour avec leurs tantièmes
• Si votre conseil syndical adhère à une association de copropriétaires, n’hésitez pas à lui demander conseil. Certaines associations peuvent vous fournir des éléments statistiques sur les syndics, leurs contrats, leurs tarifs, à partir des informations collectées auprès de leurs adhérents.
• Les nouvelles règles sont rappelées aux membres du CS : depuis le 11 avril 2024, le nouveau syndic ne peut entrer en fonction que le surlendemain du vote (hors samedi, dimanche ou jour férié)[10], donc le syndic en place :
  • continue de rédiger le PV même après l'élection du concurrent (en principe)
  • peut faire signer sur place le procès-verbal
  • ne peut pas vous déloger en cours de séance à l'élection de concurrent, si vous êtes dans ses locaux (en principe – éviter tout de même de choisir les locaux du syndic sortant).

La préparation de l’AG avec le syndic en place

• Avant même la réunion de préparation de l’AG, prévenir le syndic qu’il sera mis en concurrence
• Lors de la réunion de préparation de l’AG, prévoir soigneusement la rédaction de l'ordre du jour, que le syndic établit obligatoirement « en concertation avec le CS »[11]
• Pour l’élection du syndic, l'ordre des résolutions sera obligatoirement :
  1. proposition syndic B [vote à la majorité de l'article 25-1 – idem]
  2. proposition syndic A [vote à la majorité de l'article 25-1[12] : si la décision « a. » a reçu au moins ⅓ des voix, elle fait l'objet d'un 2nd vote à la majorité simple de l'article 24 (majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance)]
  3. proposition syndic B (vote à la majorité de l'article 25) [le syndic sortant, s'il se représente, doit être en B (seconde position)]
  4. proposition syndic A (vote à la majorité de l'article 25)

• Dans l'ordre du jour, le conseil syndical a le droit d'imposer que figurent ses préconisations (par exemple proposition syndic A "proposition recommandée par le conseil syndical à la suite des réponses que lui a apportées le syndic A et de sa visite de notre copropriété effectuée le XX") ; c'est particulièrement utile pour les personnes votant par correspondance
• J–60 : demander pour vérification le brouillon de la convocation à l’AG ainsi que du formulaire de vote par correspondance (VPC)

Le déroulement de l’AG

• Dès son élection (c’est obligatoirement la première résolution), le président de séance prend place à la table du bureau[13] de l’AG,
• La résolution 2 vise à élire le / les scrutateurs (qui prennent place également à la table du bureau)
• La résolution 3 vise à élire le secrétaire de séance ; il s’agit normalement du syndic en place[14]
• Avant de passer à la 4° résolution, le président de séance :
  • demande au secrétaire d'annoncer le décompte des votes par correspondance reçus (noms et total des tantièmes)
  • demande au secrétaire d’indiquer à l’assemblée :
  • demande aux détenteurs de pouvoirs de venir émarger la liste de présence au nom de leur mandant
  • demande au secrétaire de remettre au président du CS[15] les pouvoirs reçus par le syndic ; le président du CS les distribue immédiatement aux personnes prévues
    • le décompte des votes par correspondance reçus (noms et total des tantièmes)
    • le nombre total de tantièmes des copropriétaires présents, représentés ou votants par correspondance

• Résolutions visant à élire un syndic :
  • Le président de séance rappelle que le nouveau syndic élu ne peut prendre ses fonctions que le surlendemain de l’AG, et que le syndic en place reste donc secrétaire de séance jusqu’à la fin de l’AG et la signature du procès-verbal si cette signature peut avoir lieu immédiatement
  • Il est vivement conseillé que le syndic postulant vienne se présenter à l'AG ; le président de séance doit donc indiquer sa présence et demander si quelqu'un s'oppose. Lorsqu'il se présente, il est d'usage de demander au syndic en place de sortir de la salle le temps de la présentation (c’est un usage, pas une règle).
  • Si l’ordre des résolutions demandé par le CS n’a pas été respecté dans la convocation (le syndic en place s’est mis en première position), c'est au président de séance d'intervertir l'ordre des résolutions. Il en a le droit, après avoir demandé si quelqu'un s'oppose[16]. Ce sera noté au PV.
  • Dès qu'une résolution permet l'élection d'un syndic, les suivantes deviennent sans objet.
• Après épuisement de l’ordre du jour, le président annonce la clôture de l’AG (le secrétaire note l’heure sur le PV) et demande au bureau de rester afin de relire et signer le PV[17] et la feuille de présence. Cette étape de relecture minutieuse peut prendre du temps et provoquer l’impatience du secrétaire de séance, mais elle est indispensable pour minimiser le risque de recours ultérieurs. Le président de séance notera l’heure effective de départ du secrétaire de séance, la facturation de son temps étant légitime jusqu’à son départ.
• Les documents de l’AG qui se termine sont :
  • La convocation avec ses annexes (déjà reçue par tous, mais à transmettre au syndic entrant)
  • Les formulaires de vote par correspondance
  • Les pouvoirs
  • La feuille de présence signée
  • Le procès-verbal signé[18]

• Ces documents doivent :
  • Soit être conservés par le président du conseil syndical, pour remise au syndic entrant dès sa prise de fonction
  • Si le syndic sortant insiste pour les conserver (il en est encore responsable) procéder à ce qui suit avant son départ du lieu de l’AG :
    • demander envoi immédiat par mail du PV signé et vérifier la réception immédiate, page par page
    • photographier page par page la feuille de présence signée, les pouvoirs et les formulaires de vote par correspondance

Après l’AG

• Depuis le 11 avril 2024, la transmission des archives du syndicat par le syndic sortant[19] à son successeur se fait en 3 étapes[20] :
  • « dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque »
  • « dans le délai d'un mois à compter de la même date, l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble […], dans un format téléchargeable et imprimable »
  • « dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture. »

• La transmission des documents et archives du syndicat, ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés figurant dans l’Extranet de la copropriété, doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif dont une copie est remise au conseil syndical[21].

[1] Les plus courants étant ICS, Millenium, Thetrawin Powimmo, Immopen, Crypto, SPI, Neoteem, Vilogi, Timci et Sigeo d’après https://monimmeuble.com/actualite/logiciels-syndic-copropriete-forces-et-faiblesses-devoilees-par-langc
[2] VII de l'article 18 de la loi 65-557
[3] Article 14-1 de la loi 65-557
[4] Le nouveau syndic n’aura pas l’antériorité des comptes sur son logiciel métier et n’y saisira pas les comptes antérieurs au premier exercice dont il est responsable ; toute recherche antérieure ou rectification sera donc extrêmement difficile, malgré la transmission des archives.
[5] https://www.teamcopro.fr/prestations
[6] https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000044030465
[7] Pour l’information des votants par correspondance ; en l’absence de nom, leur vote ne compte pas
[8] Le terme officiel est « mandat »
[9] Sauf si le total des pouvoirs et de sa voix propre ne dépasse pas 10 % des tantièmes ; dans ce cas il n’y a pas de limite de nombre (cette option demande un comptage malaisé en séance) Réf. : I de l’article 22 de la loi 65-557
[10] VII de l’article 18 de la loi 65-557 «  L'assemblée générale désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de prise d'effet du nouveau contrat, qui interviennent au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée. » Un jour franc dure de 0h à 24h. Le délai ne tient pas compte du jour de la décision à l'origine du délai, ni du jour de l'échéance. Si le délai s'achève un samedi ou un dimanche, il est reporté au lundi. Si le délai s'achève un jour férié, il est reporté d'un jour. (source https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F35697)
[11] art. 26, décret 67-223
[12] Ce second vote est obligatoire et non facultatif, comme indiqué de manière erronée sur le site officiel https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F1548
[13] Bureau = président de séance + scrutateur(s) + secrétaire de séance (syndic)
[14] Dans des situations très tendues où le syndic en place risque de quitter la salle dès l’élection de son concurrent en emportant tous les documents, le CS se fera aider par TeamCopro ou par son association de copropriétaires afin d’assurer un déroulement qui ne donne pas lieu à des contestations ultérieures
[15] Article 15-1 du décret 67-223
[16] https://www.informationsrapidesdelacopropriete.fr/cote-pro/7031-cop
[17] Le bureau dispose de 8 jours pour signer le PV, mais si le syndic qui a assuré le secrétariat cesse d’être syndic le surlendemain, il est recommandé de signer le PV immédiatement après l’AG 
[18] C’est le syndic entrant qui l’adressera aux copropriétaires et le mettra dans l’extranet
[19] Le syndic ne peut réclamer aucune rémunération complémentaire pour la réalisation de cette obligation (art. 33, décret 67-223).[20] Article 18-2 de la loi 65-557
[21] art. 33-1, décret 67-223